根据多年会议接待的经验，如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议、千人会议或者展览，那么住宿安排及签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议或者千人会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的：

1、回执统计表

2、签到表格

3、引导及协助人员

4、住宿宾馆准确的房间数量及房间号

5、房间分配表

6、总台及时拿出房卡

7、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)

8、入住酒店相对明显的路径指示

9、会议会展须知

10、会议会展详细日程

11、会务交通使用方式及付费标准

12、会议考察线路及参与方式

13、酒店功能开闭说明及付费标准

14、返程预定及确认

如果可能，建议尽量使用计算机签到，如会议电子签到机。一般情况下，签到时会议服务人员应该不少于6人，工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。