首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：

1、邀请的贵宾及确认其成行；

2、舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；

3、文书工作、会议资料的准备；

4、房间分配表；

5、用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；

6、交通安排；

7、各项工作的负责人及联络方式；

8、支付各项定金的时间表；

9、表演者的邀请及确认；

10、礼品、胸花、指示牌、胸卡；

11、会务照片及录像资料的制作和赠送。在检查准备工作的时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费 、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。